Ochrana osobních údajů (GDPR)

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Město Uherský Ostroh

• Sídlo: Zámecká 24, 687 24 Uherský Ostroh
• IČO: 00291480
• DIČ: CZ00291480
• Datová schránka: vm7bs3x
• Telefon: +420 572 430 521
• E-mail: podatelna@uhostroh.cz

Správce je orgánem veřejné moci (územní samosprávný celek) a provozuje tento rezervační systém v rámci zajištění veřejně přístupných sportovišť.

2. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Ve věcech ochrany osobních údajů se můžete obracet na našeho pověřence:

Mgr. Martin Juřík

• E-mail: martin@petrasrezek.cz
• Telefon: +420 776 132 748

3. Jaké osobní údaje zpracováváme

V rámci provozu rezervačního systému zpracováváme následující kategorie osobních údajů:

• Identifikační údaje: jméno a příjmení
• Kontaktní údaje: e-mailová adresa, telefonní číslo
• Adresní údaje: ulice a číslo popisné, město, PSČ
• Fakturační údaje: IČO a DIČ — pouze pokud jsou dobrovolně uvedeny
• Údaje uživatelského účtu: přihlašovací e-mail, heslo (uložené pouze v zašifrované/hashované podobě), údaj o ověření e-mailu
• Provozní údaje: záznamy o uskutečněných rezervacích, objednávkách a provedených platbách
• Technické údaje: IP adresa, identifikace prohlížeče (user-agent) a údaje o přihlašovacích relacích, nezbytné pro zabezpečení a provoz systému
• Provozní logy: technické záznamy o činnosti systému, které mohou dočasně obsahovat identifikátory (např. e-mail nebo ID uživatele)

4. Účel zpracování

Osobní údaje zpracováváme za následujícími účely:

• Zajištění provozu sportovišť: zpřístupnění a správa rezervací veřejných sportovních zařízení
• Správa rezervací: vytváření, evidence a potvrzování rezervací
• Fakturace a účetnictví: vystavování dokladů a vedení účetní evidence
• Komunikace: zasílání potvrzení rezervace a faktur na e-mailovou adresu
• Zabezpečení systému: ochrana před zneužitím, ověřování přístupu a vedení nezbytných provozních záznamů
• Plnění zákonných povinností: uchovávání a archivace dokladů dle platných právních předpisů

5. Právní základ zpracování

Zpracování osobních údajů je prováděno na základě těchto právních titulů:

• Plnění úkolu ve veřejném zájmu / výkon veřejné moci (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR) — provoz veřejně přístupných sportovišť jako činnost územního samosprávného celku
• Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) — zpracování nezbytné pro vyřízení konkrétní rezervace a její úhradu
• Splnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) — povinné uchovávání a archivace účetních a daňových dokladů dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě

6. Doba uchovávání údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou k naplnění daného účelu:

• Údaje uživatelského účtu: po dobu existence účtu. Neověřené účty jsou automaticky mazány po 7 dnech od registrace.
• Účetní a daňové doklady (faktury, objednávky, záznamy o platbách): po dobu 10 let v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a skartačními lhůtami dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.
• Technické a provozní logy: po krátkou dobu nezbytnou pro provoz a zabezpečení, poté jsou pravidelně mazány.
• Zálohy: uchovávány v rotujícím režimu, nejdéle po dobu odpovídající archivační povinnosti (10 let).

Po zániku účtu, u něhož existují účetní záznamy, jsou osobní údaje uživatele anonymizovány a uchovány jsou pouze údaje nezbytné pro splnění zákonné archivační povinnosti. Po uplynutí výše uvedených lhůt jsou údaje vymazány nebo anonymizovány.

7. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu následujícím kategoriím příjemců (zpracovatelů), s nimiž máme uzavřeny smlouvy o zpracování osobních údajů dle čl. 28 GDPR:

• Platební brána GoPay (GOPAY s.r.o., Česká republika) — zpracování online plateb
• Poskytovatel serverové infrastruktury (hosting): provoz a uložení dat aplikace
• Poskytovatel e-mailových služeb: odesílání potvrzení rezervací a faktur
• Poskytovatel zálohovacího úložiště (Cloudflare, R2) — bezpečné off-site zálohy uložené v rámci EU
• Zpracovatel účetnictví: vedení účetní a daňové evidence
• Orgány veřejné moci: v případě zákonné povinnosti nebo oprávněného požadavku

Osobní údaje jsou zpracovávány a ukládány v rámci Evropské unie / Evropského hospodářského prostoru. Zálohy jsou uloženy v evropském regionu úložiště Cloudflare R2. Vzhledem k tomu, že mateřská společnost tohoto poskytovatele sídlí v USA, je jako doplňková záruka uplatněn rámec EU-US Data Privacy Framework, případně standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí.

8. Způsob získání údajů

Osobní údaje získáváme zpravidla přímo od Vás při registraci a vytvoření rezervace. Pokud rezervaci výjimečně vytváří pověřený pracovník správce jménem jiné osoby, jsou údaje této osoby zpracovány v rozsahu nezbytném pro rezervaci; dotčená osoba je o zpracování informována.

9. Povinnost poskytnutí údajů

Poskytnutí jména, e-mailu, telefonního čísla a fakturační adresy je nezbytným požadavkem pro vytvoření účtu a rezervace — bez těchto údajů nelze službu poskytnout. Uvedení IČO a DIČ je dobrovolné a slouží pouze pro správné vystavení dokladu.

10. Automatizované rozhodování

Při zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování ani k profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.

11. Vaše práva

V souladu s GDPR máte jako subjekt údajů následující práva:

• Právo na přístup — máte právo požádat o potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje, a o jejich kopii
• Právo na opravu — máte právo požádat o opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů
• Právo na výmaz — máte právo požádat o vymazání svých osobních údajů; toto právo se však nevztahuje na údaje, které jsme povinni uchovávat na základě právní povinnosti (zejména účetní a daňové doklady)
• Právo na omezení zpracování — máte právo požádat o omezení zpracování svých osobních údajů
• Právo na přenositelnost údajů — vztahuje se pouze na údaje zpracovávané automatizovaně na základě smlouvy nebo souhlasu
• Právo vznést námitku — máte právo vznést námitku proti zpracování založenému na plnění úkolu ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR)
• Právo podat stížnost — máte právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7

12. Kontakt

Se žádostí o uplatnění vašich práv nebo s dotazy týkajícími se zpracování osobních údajů se prosím obraťte na správce na adrese podatelna@uhostroh.cz, případně na pověřence pro ochranu osobních údajů uvedeného v bodě 2.